Elma Anaokulu olarak, öğrencilerimizin, velilerimizin ve çalışanlarımızın kişisel verilerinin
korunmasını en önemli sorumluluklarımızdan biri sayıyoruz. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin
Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında hangi verileri neden işlediğimizi ve haklarınızı açıklar.
1. Veri sorumlusu
Verilerinizin işlenmesinden sorumlu kurum Elma Anaokulu'dir.
2. İşlediğimiz kişisel veriler
Öğrencilerimize ait veriler
- Kimlik: ad, soyad, doğum tarihi, cinsiyet, fotoğraf
- Sağlık: alerjiler, kronik rahatsızlıklar, kan grubu, kullanılan ilaçlar
- Günlük bakım: devam kaydı, beslenme, uyku, tuvalet, ruh hâli ve etkinlik kayıtları
- Görsel: sınıf içi etkinlik fotoğrafları
Veli ve çalışan verileri
- İletişim: ad, soyad, telefon, e-posta, adres
- Hesap: şifre özeti (şifreler asla düz metin olarak saklanmaz), giriş kayıtları
- Mali: fatura ve ödeme kayıtları
- Çalışanlar için: görev bilgisi, işe giriş tarihi, devam kaydı
Web sitesi üzerinden toplanan veriler
- Ön kayıt ve iletişim formunda ilettiğiniz ad, telefon, e-posta ve mesaj içeriği
- Oturum yönetimi için kullanılan zorunlu çerez
3. İşleme amaçlarımız ve hukuki dayanağımız
- Sözleşmenin ifası: Eğitim ve bakım hizmetimizin yürütülmesi, devam takibi,
günlük gelişim raporlarının hazırlanması.
- Hukuki yükümlülük: Mali kayıtların vergi mevzuatı gereği saklanması,
Milli Eğitim Bakanlığı bildirimleri.
- Hayati menfaat: Acil durumlarda çocuğun sağlığının korunması için
alerji ve sağlık bilgilerinin kullanılması.
- Meşru menfaat: Kurum ve veri güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi,
erişim kayıtlarının tutulması.
- Açık rıza: Web sitesinde veya sosyal medyada fotoğraf paylaşımı gibi
zorunlu olmayan işlemler. Rızanızı her zaman geri çekebilirsiniz.
4. Kimler erişebilir?
Erişim rol bazlı olarak teknik düzeyde sınırlandırılmıştır:
- Sınıf öğretmeni: yalnızca kendisine atanmış sınıftaki çocukların verileri
- Okul yönetimi: kurum içi tüm kayıtlar
- Veli: yalnızca kendi çocuğuna ait veriler
Her erişim ve değişiklik denetim kaydına yazılır. Veriler pazarlama amacıyla kullanılmaz,
reklam ağlarıyla veya üçüncü taraflarla paylaşılmaz, yurt dışına aktarılmaz.
5. Saklama süreleri
- Günlük bakım kayıtları ve fotoğraflar: kayıt sona erdikten sonra 12 ay
- Devam (yoklama) kayıtları: 5 yıl
- Fatura ve ödeme kayıtları: mevzuat gereği 10 yıl
- Denetim ve erişim kayıtları: 2 yıl
- Ön kayıt başvuruları: kayıt gerçekleşmezse 12 ay
Süre dolduğunda veriler silinir veya geri döndürülemez şekilde anonimleştirilir.
6. Fotoğraf politikamız
Sınıf içinde çekilen çocuk fotoğrafları yalnızca veli uygulamasında ve
sadece ilgili çocuğun velisine gösterilir. Bir fotoğrafı web sitemizde, tanıtım
materyallerinde veya sosyal medyada yayınlamak için velilerden ayrıca yazılı açık rıza
alırız. Rızanızı dilediğiniz zaman geri çekebilirsiniz; bu durumda ilgili görseller kaldırılır.
7. Haklarınız (KVKK m.11)
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- Silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Verilerinizi taşınabilir bir biçimde alma
- İşlemeye itiraz etme ve verdiğiniz rızayı geri çekme
8. Veri silme talebi nasıl yapılır?
Velilerimiz, veli uygulamasındaki "Gizlilik & Veri" bölümünden doğrudan
silme talebi oluşturabilir. Talebiniz okul yönetimine iletilir ve en geç 30 gün
içinde sonuçlandırılır. Talep tamamlandığında:
- Çocuğa ait fotoğraflar ve günlük bakım kayıtları kalıcı olarak silinir
- Kimlik bilgileri anonimleştirilir
- Dijital teslim kartları iptal edilir
- Mali kayıtlar yasal saklama süresince kişisel bağlantısı koparılmış hâlde tutulur
Dilerseniz iletişim formu üzerinden veya yazılı olarak da
başvurabilirsiniz. Başvurunuz ücretsiz olarak yanıtlanır.
9. Güvenlik önlemlerimiz
- Tüm veri aktarımı şifreli bağlantı (TLS) üzerinden yapılır
- Şifreler tek yönlü güçlü özet algoritmalarıyla saklanır
- Veritabanı sorguları hazırlanmış ifadelerle çalışır
- Form gönderimleri sahtecilik önleme belirteciyle korunur
- Rol bazlı erişim ve kurum bazlı veri izolasyonu uygulanır
- Düzenli yedekleme yapılır; yedekler şifreli tutulur
- Personelimiz kişisel veri güvenliği konusunda bilgilendirilir ve gizlilik taahhüdü imzalar
10. Çerezler
Web sitemizde yalnızca oturum yönetimi için gereken zorunlu çerez kullanılır.
Reklam, profilleme veya üçüncü taraf izleme çerezi kullanılmaz.
11. Değişiklikler
Bu metinde yapılacak değişiklikler bu sayfada yayınlanır. Önemli değişiklikleri
veli uygulaması üzerinden ayrıca duyururuz.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na şikâyette bulunma hakkınız her zaman saklıdır.
Kurum içi not:
Bu metin, okul öncesi eğitim kurumları için
hazırlanmış kapsamlı bir şablondur. Yayına almadan önce kurumunuzun ticari unvanı, açık adresi,
VERBİS kayıt bilgileri ve varsa veri sorumlusu temsilcisi bilgileriyle bir hukuk danışmanı
gözetiminde nihaileştirmeniz önerilir.
